¡Partes interesadas! Quienes son ellos y que quieren?

Por Yvonne Lugali, Gerente de Sostenibilidad de WASH Abril de 2023

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Cualquiera que haya trabajado en un proyecto sabe cómo llevar a cabo un análisis de las partes interesadas. Esto incluye la identificación, el compromiso y la gestión de las partes interesadas. Para quienes no estén familiarizados con este proceso, este diagrama puede ayudar a resumirlo;

El objetivo de este proceso es comprender las opiniones de las partes interesadas sobre el proyecto en consonancia con los temas que más les preocupan y la alineación de las relaciones y su gestión a lo largo del ciclo del proyecto entre las diferentes partes interesadas y las cuestiones que más les preocupan. Todo esto suena estándar y bastante fácil de hacer al comienzo de un proyecto, pero si he aprendido algo a lo largo de los años, muchas cosas pueden salir mal debido a una identificación y un mapeo deficientes, al olvido de una parte interesada importante y a mi favorito, al cambio de poder y dinámica de interés. Esto se debe a que a los seres humanos se les permite cambiar de opinión.

Para proporcionar contexto, comenzaré esto con una historia. En 2020, Water for People en Uganda recibió fondos de GIZ para ampliar enfoques creíbles de higiene y saneamiento seguros y sostenibles mejorados en las ciudades urbanas y pequeñas y medianas de Uganda. Uno de los objetivos específicos fue aumentar el acceso seguro al saneamiento en áreas periurbanas a través de la construcción de 4 baños públicos y desarrollar modelos de negocios sostenibles para su gestión. Como gerente del proyecto, mi primer paso fue reunir a todas las partes interesadas clave que incluían a GIZ, la Autoridad de la Ciudad Capital de Kampala (KCCA), el Ministerio de Agua y Medio Ambiente (MWE), líderes de división (tanto políticos como técnicos), autoridades del mercado, propietarios y líderes, vendedores del mercado, líderes del área local y, por supuesto, los contratistas.

Teníamos a todos a bordo, o eso creíamos, y todo debería haber podido moverse sin problemas. Determinamos sus intereses, la dinámica de poder, hicimos planes para compromisos regulares y mantuvimos abiertas las líneas de comunicación durante todo el proyecto. Sin embargo, muchas cosas salieron mal, desde el desalojo en los sitios donde había comenzado la construcción, hasta retrasos en las aprobaciones de diseño, arrestos de contratistas debido a malentendidos y la emisión de avisos molestos. Todos estos problemas se remontan (en retrospectiva) a cómo 'gestionamos' a nuestras partes interesadas. En este blog, espero compartir algunas lecciones que me enseñó esta experiencia sobre el tema del análisis y la gestión de las partes interesadas.

La identificación de las partes interesadas no es un proceso de una sola vez

La práctica común es llevar a cabo el análisis de las partes interesadas al inicio del proyecto. En su lugar, debe revisar continuamente el análisis de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto se debe a que las partes interesadas cambian y aparecen otras nuevas a medida que avanza el proyecto. Volviendo a mi historia, uno de los sitios en Kampala estaba cerca de la vía férrea y dentro del área designada de la reserva. Sin embargo, los 'terratenientes', las autoridades de la ciudad y del mercado y los líderes del área local nos convencieron de que esto no sería un problema ya que había una clara necesidad de instalaciones de saneamiento en el área. Una vez que comenzamos la construcción, efectivamente apareció Uganda Railways Corporation y detuvo todo el trabajo, lo que costó dinero y tiempo, y tuvimos que identificar un nuevo sitio. La lección aquí es que a medida que comienza el proyecto, identifique si tiene nuevas partes interesadas que podrían verse afectadas o interesadas en el proyecto, determine sus niveles de influencia y poder, y desarrolle planes para la participación.

Además, se debe llevar a cabo una diligencia debida continua con todas las partes interesadas porque, por lo general, hay otras partes interesadas detrás de las identificadas que pueden afectar su proyecto. Un ejemplo de nuestra historia es cuando empezamos a trabajar con KCCA, el departamento con el que trabajábamos era la Dirección de Salud Pública y Género, Servicios Comunitarios y Producción. Cuando comenzó el proyecto, nos dimos cuenta rápidamente de que necesitábamos trabajar con otras direcciones, como Planificación Física, que se suponía que debían aprobar todos los diseños para las instalaciones de saneamiento (algo que supusimos que la primera dirección se encargaría). En última instancia, esto condujo a un largo retraso durante el proceso de aprobación del diseño.

Cómo manejar los intereses cambiantes y las dinámicas de poder

Los seres humanos, por su naturaleza, cambian de opinión constantemente y pueden tener diversos intereses. Esto es algo que tendemos a pasar por alto en el proceso de gestión de proyectos con la suposición de que los intereses de las partes interesadas seguirán siendo los mismos durante todo el proceso. Tomando ejemplos de nuestra historia, se encontraría con un líder político local que acogió la idea al principio, pero cambió de opinión y comenzó a retroceder una vez que se dio cuenta de que la construcción del proyecto incomodaría a un 'votante potencial'. La lección aquí es verificar los intereses cambiantes de sus partes interesadas y mantener abiertas las líneas de comunicación para que estos problemas puedan abordarse. Una gran vía es durante las reuniones en el sitio, hacer tiempo para verificar que se satisfagan todas las necesidades e intereses de las partes interesadas.

La dinámica de poder entre las partes interesadas también puede cambiar. Las partes interesadas pueden moverse de una parte de la red eléctrica de interés a otra durante el ciclo de vida del proyecto. Durante el proyecto, teníamos a uno de los líderes locales en los sitios del proyecto con gran interés pero poco poder, por lo que era necesario mantenerlo informado, pero no administrarlo de cerca. A medida que avanzaba el proyecto, necesitábamos extender la electricidad al sitio conectándola desde su casa. Esto cambió la dinámica de poder y requirió que lo administráramos de cerca, ya que cualquier mala gestión afectaría los plazos del proyecto. Una lección importante aquí es monitorear de cerca estos cambios de poder e interés para que pueda prepararse adecuadamente para ellos.  

Comprender los procesos y plazos del sistema de las partes interesadas

Otra lección clave relacionada con el proceso de identificación de las partes interesadas es la apreciación y comprensión de los procesos y plazos de los sistemas de partes interesadas clave que pueden influir en el proyecto. Mientras se construían las instalaciones de saneamiento, se necesitaba agua y electricidad. Sin embargo, subestimamos el tiempo que tomaría extender las líneas de servicio porque no entendíamos completamente los procesos de las empresas de servicios públicos. Esto afectó los plazos del proyecto, ya que los procesos tardaron más de lo previsto. Si nos hubiésemos tomado el tiempo de comprender los procesos de estas partes interesadas, habríamos comenzado las extensiones de la línea de servicio en la fase de inicio de la construcción. Tomarnos el tiempo para comprender estos procesos nos habría ahorrado mucho tiempo al final.  

Finalmente, se construyeron los baños públicos y las partes interesadas estaban contentas, pero a un costo. Nunca olvide que un proyecto necesita a sus partes interesadas tanto como las partes interesadas necesitan al proyecto. La inversión en el proceso de análisis de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto es clave para la entrega oportuna y dentro del presupuesto de todos los productos acordados.

Water for People es una organización mundial sin fines de lucro que trabaja en nueve países de América Latina, Asia y África para abordar la crisis mundial del agua y equipar a las comunidades con acceso duradero a agua limpia y servicios de saneamiento, para todos para siempre. El escritor trabaja con Water for People en Uganda.