Por Yvonne Lugali, Gerente de Sostenibilidad WASH Abril 2023
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Cualquiera que haya trabajado en un proyecto sabe cómo llevar a cabo un análisis de grupos de interés. Esto incluye la identificación, el compromiso y la gestión de estos. Para quienes no se encuentren más familiarizados con este proceso, este diagrama puede ayudar a resumirlo;
El objetivo de este proceso es entender las opiniones de los grupos de interés sobre el proyecto en línea con los temas que más les preocupan y la alineación de las relaciones y el manejo de estas a lo largo del ciclo del proyecto entre los diferentes de interés y los temas que más les preocupan. Todo esto suena normal y bastante fácil de hacer al comienzo de un proyecto. Pero, si aprendió algo a lo largo de los años, muchas cosas pueden salir mal a partir de haber realizado una identificación y un mapeo deficiente, haber olvidado un grupo de interés importante y, lo que considera mi causa favorita, el poder cambiante y las dinámicas de interés. Esto es porque a los seres humanos se les permite cambiar de opinión.
Con el fin de proporcionar contexto, comenzará con una historia. En 2020, Water for People en Uganda recibió fondos de GIZ para ampliar a mayor escala enfoques creíbles de saneamiento e higiene seguros y sostenibles mejorados en las ciudades urbanas pequeñas y medianas de Uganda. Uno de los objetivos específicos era aumentar el acceso seguro al saneamiento en zonas periurbanas a través de la construcción de 4 baños públicos y desarrollar modelos de negocios sostenibles para su gestión. Como gerente del proyecto, mi primer paso fue reunir a todos los grupos de interés clave que obtuvieron a GIZ, la Autoridad de la Ciudad Capital de Kampala (KCCA), el Ministerio de Agua y Medio Ambiente (MWE), líderes de división (tanto políticos como técnicos), autoridades del mercado, propietarios y líderes, proveedores del mercado, líderes de la localidad y, por supuesto, los contratistas. Teníamos a todos a bordo, o eso creíamos, y todo debía haber podido moverse sin problemas. Determinamos sus intereses, la dinámica de poder, hicimos planes para compromisos periódicos y mantuvimos abiertas las líneas de comunicación durante todo el proyecto. Sin embargo, muchas cosas salieron mal, desde el desalojo en los sitios donde había comenzado la construcción, pasando por retrasos en las aprobaciones de diseño, detenciones de contratistas debido a malentendidos, hasta la emisión escrita de manifestaciones de malestar y enojo. Todos estos problemas se remontan (en retrospectiva) a la forma en que "manejamos" a nuestros grupos de interés. En este blog, espero compartir algunas lecciones que me enseñaron esta experiencia sobre el tema del análisis y el manejo de las partes interesadas.
La identificacion de los grupos de interes no es un proceso que se da una sola vez
La práctica común es llevar a cabo el análisis de los grupos de interés al inicio del proyecto. En vez de ello, se debe revisar periódicamente el análisis de los mismos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto se debe a que los grupos de interés cambian y aparecen otros nuevos a medida que avanza el proyecto. Volviendo a mi historia, uno de los sitios en Kampala estaba cerca de la vía férrea y dentro de la zona designada de la reserva. Sin embargo, los 'propietarios de los terrenos', las autoridades de la ciudad y del mercado y los líderes de la localidad nos convencieron de que esto no sería un problema, ya que había una clara necesidad de instalaciones de saneamiento en la zona. Una vez que comenzamos la construcción, como era de esperar, apareció la Uganda Railways Corporation (la Corporación de Ferrocarriles de Uganda) y detuvo todo el trabajo, lo que costó dinero y tiempo, y tuvimos que identificar un nuevo sitio. La lección aquí es que cuando comience un proyecto, se debe identificar si hay nuevas partes interesadas que podrían afectar o mostrar interés en el proyecto, determinar sus niveles de influencia y poder, y desarrollar planes para su participación.
Además, se debe llevar a cabo una debida diligencia continua con todas las partes interesadas porque, por lo general, hay otras partes interesadas detrás de las identificadas que pueden afectar nuestro proyecto. Un ejemplo de nuestra historia es cuando empezamos a trabajar con KCCA, la Dirección de Salud Pública y Género, Servicios Comunitarios y Producción era el departamento con el que trabajábamos. Cuando comenzó el proyecto, nos dimos cuenta rápidamente de que necesitábamos trabajar con otras direcciones, tales como la Dirección de Planificación Física, las cuales se suponía que deberían aprobar todos los diseños para las instalaciones de saneamiento (algo que asumimos que la primera dirección llevaría a cabo). En última instancia, esto condujo a un largo retraso durante el proceso de aprobación del diseño.
Cómo manejar los intereses cambiantes y las dinámicas de poder
Por naturaleza, los seres humanos cambian de opinión constantemente y pueden tener diversos intereses. Esto es algo que tendemos a pasar por alto en el proceso de gestión de proyectos con la suposición de que los intereses de las partes seguirán siendo los mismos durante todo el proceso. Tomando ejemplos de nuestra historia, hemos encontrado un líder político local que acogió con beneplácito la idea al principio, pero cambió de opinión y comenzó a retroceder una vez que se dio cuenta de que la construcción del proyecto incomodaría a un "votante potencial". La lección aquí es verificar los intereses cambiantes de nuestras partes interesadas y mantener abiertas las líneas de comunicación para que estos problemas puedan abordarse. Una gran oportunidad para ello es durante las reuniones en el sitio, dedicando tiempo a verificar que se satisfacen todas las necesidades y los intereses de las partes interesadas.
La dinámica de poder entre los grupos de interés también puede cambiar. Los grupos pueden moverse de un lado de la matriz poder-interés a otro durante el ciclo de vida del proyecto. Durante el proyecto, utilice uno de los líderes locales en los sitios del proyecto que mostró gran interés, pero tenía poco poder, por lo que era necesario mantenerlo informado, pero sin manejarlo de cerca. A medida que avanzaba el proyecto, se presentó la necesidad de ampliar la cobertura de electricidad al sitio, a partir de una conexión desde la casa de dicho líder. Esto cambió la dinámica de poder y requirió que lo manejáramos a dicho líder de cerca, ya que cualquier mal manejo afectaría los plazos del proyecto. Una lección importante aquí es monitorear cerca de estos cambios de poder-interés a fin de que nos podamos preparar adecuadamente para ellos.
Entender los procesos y plazos del Sistema de las partes interesadas
Otra lección clave relacionada con el proceso de identificación de los grupos interesados es la apreciación y comprensión de los procesos y plazos de los sistemas de las partes interesadas clave que pueden influir en el proyecto. Mientras se construían las instalaciones de saneamiento, se necesitaba agua y electricidad. Sin embargo, subestimamos el tiempo que tomaría ampliar las líneas de servicio porque no entendíamos completamente los procesos de las empresas de servicios públicos. Esto afectó los plazos del proyecto, ya que los procesos tardaron más de lo previsto. Si nos hubiésemos tomado el tiempo de comprender los procesos de estos interesados, habríamos comenzado las ampliaciones de la línea de servicio en la fase de inicio de la construcción. Tomarnos el tiempo para comprender estos procesos nos habrá ahorrado mucho tiempo al final.
Finalmente, se construyeron los baños públicos y los grupos de interés estaban contentos, pero a qué costo? Nunca olvidemos que un proyecto necesita a sus grupos de interés tanto como los grupos de interés necesitan al proyecto. La inversión en el proceso de análisis de los de interés a lo largo del ciclo de vida del proyecto es clave para la entrega oportuna y dentro del presupuesto de todos los productos acordados.
Water for People es una organización mundial sin fines de lucro que trabaja en nueve países de América Latina, Asia y África para abordar la crisis mundial del agua y equipar a las comunidades con acceso a agua limpia y servicios de saneamiento perdurables – con Cobertura Total Para Siempre. La redactora trabaja con Water for People en Uganda.
